PENGENDALIAN INTERN DAN AKUNTANSI UNTUK KAS
Kas diubah menjadi aktiva lain dan digunakan
untuk membeli barang atau jasa, serta memenuhi kewajiban dengan lebih mudah
bila dibandingkan dengan aktiva lainnya. Olek karena itu kas disebut juga aktiva
iiquid (cair). Oleh karena itu
sifat nya sangat liquit, kas sering menjadi sasaran kecutangan atau pencurian.
Itu sebabnya dalam akuntansi untuk kas, prosedur untuk melindunginya dari pencurian dan penyalahgunaan sangat penting
artinya. Prosedur-prosedur pengendalian intern yang akan diterapkan pada semua
aktiva lain yang dimiliki perusahaan, namun penerapannya atas kas dipandang
sangat penting.
PENGENDALIAN INTERN
Dalam
perusahaan kecil pemilik perusahaan dapat melakukan pengawasan atas semua
operasi perusahan melalui pengawasan lansung dan terlihat lansung dalam operasi
perusahaannya.
Sistem pengendalian inrern
yang dirancang dengan baik dan dapat mendorong ditetapkannya kebijakan
manajemen. Selain itu juga mendorong terciptanya sfisiensi operasi; melindungi
aktiva perusahaan dari pemborosan, kecurangan dan pencurian; serta menjamin
tercipyanya data akuntansi yang tepat dan bisa dipercaya. Prosedur-prosedur
pengendalian intern berbeda-beda antara perusahaan lainnya dan bergantug dalam
beberapa faktor, seperti sifat operasi dan besarnya perusahaan. Namun demikian,
prinsip-prinsip pengendalian intern yang
poko dapat diterapkan pada semua perusahan. Tujuh buah prinsip pengendalian
intern yang poko meliputi:
1. penetapan tanggung jawab secara jelas.
2. penyelengaraan pencatatan yang memadai.
3. pengasurnsian kekayaan dan kariawan perusahaan.
4. pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva.
5. pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang
berkaitan.
6. pemaikai peralatan mekanis ( bila memugkinkan ).
7. pelaksana pemeriksaan secara independen.
Ketujuh buah prinsip
pengendalian intern diatas akan dibahas
dalam uraian berikut:
1.PENETAPAN TANGGUNG JAWAB SECARA JELAS
·
Apabila
perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan
sulit untuk mencari siapa yang bertanggungjawab atas kesalahan tersebut.
2.PENYELENGGARAAN PENCATATAN YANG MEMADAI
·
Untuk
menciptakan pengendalian intern yang baik, perusahaan harus merancang
formulir-formulir ( business papers ) secara cermat sesuai dengan kebutuhan,
dan menggunakannya dengan benar.
3.PENGASURANSIAN KEKAYAAN DAN KARYAWAN PERUSAHAN
·
Salah
satu cara mempertanggungkan karyawan ialah dengan membeli polis asuransi atas
kerugian akibat pencurian oleh karyawan.
4.PEMISAHAN PENCATATAN DAN PENYIMPANAN AKTIVA
·
Apabila
prinsip ini diterapkan, pegawai yang bertanggungjawab atas suatu aktiva
cenderung untuk tidak memanipulasi atau mencuri aktiva yang menjadi tanggung
jawabnya.
5.PEMISAHAN TANGGUNG JAWAB ATAS TRANSAKSI YANG BERKAITAN
·
Sebagai
contoh,dalam suatu transaksi pembelian,pekerjaan pembuatan pesanan
pembelian,penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok ,harus ditangani
oleh orang atau bagian yang berbeda.
6.PENGGUNAAN PERALATAN MEKANIS (JIKA MEMUNGKINKAN)
·
Cek
protector yang dapat membuat perforasi mengenai jumlah rupiah setiap check,akan
bermanfaat untuk menghindari terjadinya pengganti angka rupiah pada cek.
7.PELAKSANAAN PEMERIKSAAN SECARA INDEPENDEN
·
Akuntan
publik melakukan pengujian atas catatan akuntansi perusahaan dan melaksanakan
prosedur pemeriksaan lainnya untuk memberi pendapatan.
PENGENDALIAN INTERN TERHDAP KAS
Pengendalian intern yang baik
terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi
penerimaan kas maupun pengeluaran kas.
1.Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai
·
Apabila
digunakan kertas pencatat tersebut dijadikan dasar untuk membuat jurnal atas
transaksi penjualan tunai.
2.Penerimaan Kas Melalui Pos
·
Dalam
daftar tersebut dicantumkan nama pengirim, maksud pembayaran, dan jumlah
rupiahnya.
3.Pengeluaran Kas
·
Dalam
perusahaan kecil, manajer-pemilik biasanya menandatangani semua cek yang akan
dikeluarkan, dan dari kontak-kontak langsung ia mengetahui dengan pasti apa
yang harus dibayar.
·
Prosedur-prosedur
yang banyak diterapkan pada berbagai perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut
dilaksanakan dalam melaksanakan sistem voucher.
SISTEM VOUCHER DAN PENGAWASAN
Sistem ini menetapkan
ketentuan-ketentuan sebagai:
1. Kewajiban perusahaan hanya dapat
terjadi dari transaksi yang
telah disetujui.
2. Prosedur-prosedur
yang berkaitan dengan terjadinya
kewajiban.
3. Cek hanya
dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang
telah diverifikasi.
4. Kewajiban
harus dicatat pada saat terjadi,dan setiap transaksi.
5. Bagian-bagian
tersebut meliputi: bagian yang
memerlukan barang , bagian pembelian,
bagian penerimaan barang, dan bagian akuntansi.
1.Permintaan Pembelian
·
Pesanan
pembelian adalah formulir
( dokumen ) perusahaan yang
digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari produsen atau grosir.
2.Laporan Penerimaan Barang
·
Pada
waktu barang tiba, bagian
penerimaan barang bertugas
untuk menghitung dan meneliti
barang yang diterimanya. Selanjutnya dibuat laporan penerimaan
barang sebanyak 4 (empat) lembar atau lebih.
3.Pengesahan Faktur
·
Bagian akuntansi
telah menerima empat
macam dokumen yang berhubungan dengan
pembelian barang, yaitu:
1. Pesanan Pembelian.
2. Faktur yang menunjukkan jumlah satuan.
3. Laporan Penerimaan Barang.
4. Untuk memastikan bahwa semua prosedur pengecekan telah dilakukan dan tidak ada langkah yang
terlupakan, biasanya dibuat suatu formulir khusus yang disebut formulir
pengesahan faktur.
Voucher adalah
dokumen yang berisi:
1. Keterangan ringkas transaksi.
2. Tanda telah diperiksa.
3.
Persetujuan
untuk dicatat dan dibayar.
Sistem Voucher Dan
Biaya
Sebagai
contoh, apabila perusahaan menerima tagihan biaya telepon dari
perumtel,maka tagihan tersebut harus diperiksa dahulu kebenarannya. Selain
itu bila tidak tersedia catatan, pegawai yang bermaksud melakukan kecurangan
mungkin bisa berkerjasama dengan pihak luar, sehingga suatu kewajiban dibayar
lebih dari sekali, atau pembayaran lebih besar dari kewajiban yang
sesungguhnya.
REKENING GIRO BANK SEBAGAI ALAT PENGAWASAN
Kebanyakan
perusahaan , kas adalah merupakan aktiva yang paling penting. Kas juga merupakan
aktiva yang paling sering menjadi sasaran pencurian.
Kas tidak
hanya terdiri atas uang tunai saja, tetapi juga meliputi cek, poswesel, bank
draft, dan simpanan di bank dalam bentuk rekening giro.
Tanda-tangan Kartu. Contoh tandatangandalam kartu ini akan digunakan
oleh bank untuk dibandingkan dengan tandatangan yang tercantum pada cek yang
ditarik oleh pemegang giro.
Bukti Setoran.
Bukti ini biasanya dibuat 2
(dua) rangkap. Lembar pertama ditahan oleh bank, dan lembar kedua diberikan
kepada penyetor.
Cek. Dalam suatu cek terdapat tiga pihak terdapat
tiga pihak, yaitu: penarik,penerimaan pembayaran, dan bank. Cek pada umumnya
diberi nomor urut tercetak.
Laporan bank. Setoran
didaftar menurut tanggal
penyetorannya,sedangkan cek didaftar menurut tanggal pembayarannya oleh
bank.
Rekonsiliasi Bank.
Apabila perusahaan melakukan
penerimaan kas dan pada hari itu juga kas disetorkan ke bank, maka perusahaan
akan segera mencatat setoran dari perusahaan pada keesokan harinya.
Pengendalian intern kas yang
baik akan dapat memberi informasi mengenai sumber kas perusahaan, dilakaukan
untuk apa, dan berapa saldo kas setiap dikehendaki.
Beberapa penyebab perbedaan
antara saldo menurut pembukuan perusahaan dengan laporan bank adalah sebagai
berikut:
1. Bank belum transaksi tertentu.
2. Perusahaan mencatat transaksi tertentu.
3.
Bank
atau perusahaan.
Tahap-tahap penyusunan
rekonsiliasi bank adalah sebagai berikut:
1. Mulailah dengan saldo yang tercantum dalam
laporan bank dan saldo yang tercantum
dalam rekening kas.
2. Tambahan atau kurangkan pada saldo per bank,
hal-hal yang tercantum dalam pembukuan perusahaan.
3. Tambahan atau kurangkan pada saldo per buku,
hal-hal yang tercantum dalam laporan bank.
4. Hitunglah saldo per bank yang telah disesuaikan
dan saldo per buku yang telah disesuaikan.
5. Buatlah jurnal untuk setiap hal yang terdapat
pada butir 3 di atas.
6. Perbaiki semua kesalahan yang terdapat dalam
pembukuan perusahaan.
CONTOH PEMBUATAN REKONSILIASI BANK
PT Nusantara menerima laporan dari bank
niaga yang berisi informasi mengenai saldo awal bulan,
pertambahan dan pengurangan yang telah dilakukan bank selama bulan januari atas
rekening giro PT Nusantara, dan saldo per 31 januari.
DANA KAS KECIL
Sebagaimana
diketahui, hampir semua perusahaan melakukan pengeluaran kas yang
jumlah rupiah nya relatif kecil, seperti pengeluaran kas untuk biaya pos,
telegram.
Pembentukan kas kecil
·
Biasanya
jumlah dana kas kecil dikasir dengan meperhitungkan kebutuhan dana kas kecil
ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dana untuk tiga atau empat minggu.
Pembayaran
Melalui Kas Kecil
·
Biasanya
akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara
mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari
bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan perusahan.
Pengisian kembali kas kecil
·
Apabila
segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan,
maka bendaharanmemberi tanda persetujuanpada formulir permintaan.
PROSEDUR PENGENDALIAN INTERN LAINNYA
Prosedur pengendalian intern diterapkan pada
berbagi kegiatan perusahan seperti pembelian,
penjualan, penerimaan kas, pengluaran kas, dan pengawasan terhadap
aktiva tetap. Berbagai prosedur pengendalian intern akan dijumpai bab-bab
selanjutnya. Namun pada bab ini perlu dibahas pengendalian yang berkaitan
dengan pembelian barang tapi sekaligus
juga menyangkut pengendalian atas kas, yaitu pengendalian tentang pememfaatan
kesempatan mendapai potongan tunai.
KEUNTUNGAN MEMAKAI METODE NETTO
Apabila perusahaan menggunakan metode bruto, maka
dalam laporan rugi laba, potongan tunai pembelian akan dikurangkan dari saldo
rekening pembelian, sehingga dapat ditunjukan harga poko barang yang dibeli.
Akan tetapi pada metoda bruto jika perusahaan tidak memfaatkan kesempatan untuk
mendapat potongan, kerugian akibat tidak diperolehnya potongan tidak
dibukukan dan juga tidak nampak dalam
laporan rugi-laba. Oleh karena itu kerugian ini tidak akan menhadi perhatian
manajemen, sebab tidak nampak dalam laporan. Sebaloknya jika perusahaan
menggunakan metoda netto (faktur pembelian dicatat sebesar harga netto), jumlah potongan tunai yang diterima tidak
nampak dalam laporan rugu-laba. Apabila perusahan tidak memfaatkan kesempatan
potongan, maka akan didebet rekening Kerugian Potongan. Saldo kerugian potongan
ini akan dilaporkan dalam laporan rugi-laba, sehingga akan mendapat perhatian
dari manajemen.
